Efterhjälpa

Personalanteckningar — dokumentera samtal med rätt behörighet

Omtankessamtal, rehabsamtal och uppföljningar behöver dokumenteras — men inte spridas. Personalanteckningar samlar dokumentationen på ett ställe, med en behörighetsnivå per anteckning så att känsliga uppgifter stannar hos rätt personer.

Ingår i Hälsoportalen
Behörighet per anteckning

Se Hälsoportalen →Boka demo

Passar er om…

Samtal dokumenteras i chefens egna anteckningsblock eller inte alls
Ni vet inte vad som sagts i tidigare samtal när ett rehabärende startar
Känslig dokumentation ligger i mejl och delade mappar
Ni behöver kunna visa att omtankessamtal faktiskt genomförts

Det här ingår

Dokumentation av samtal, varningar och händelser kopplade till medarbetare
Behörighetsnivå per anteckning: Bara HR, Chef + HR eller alla med tillgång
Typer som rehabiliteringssamtal, omtankessamtal, uppföljning och beröm
Filtrering på medarbetare, typ, konfidentialitet och status
Underlag som följer med i rehabärenden och uppföljningar

Så går det till

1
Skriv anteckningen
Välj typ — rehabsamtal, omtankessamtal, uppföljning eller beröm — och dokumentera direkt efter samtalet.
2
Sätt behörighet
Bestäm vem som ska se den: bara HR, chef och HR, eller alla med tillgång.
3
Publicera
Anteckningen sparas kopplad till medarbetaren och datum, sökbar för dem som har behörighet.
4
Följ upp
Historiken finns framme inför nästa samtal eller när ett rehabärende startas.

Vad ni får ut av det

Historiken finns kvar

När en chef byts ut följer dokumentationen med organisationen i stället för att försvinna.

Känsligt stannar känsligt

Behörighetsnivån sätts per anteckning, så att hälsouppgifter inte sprids bredare än nödvändigt.

Underlag när det behövs

Vid rehabärenden och uppföljningar finns tidigare samtal framme i stället för att rekonstrueras ur minnet.

SaaS med människor bakom

Personalanteckningar i Hälsoportalen

Personalanteckningar ligger i modulen Efterhjälpa, tillsammans med rehab och företagshälsovård. Anteckningarna knyts till medarbetaren och blir en del av underlaget i rehabflödet.

Läs om Hälsoportalen →

Fyra typer: rehabiliteringssamtal, omtankessamtal, uppföljning och beröm
Tre behörighetsnivåer, satta per anteckning
Filtrera på medarbetare, typ, konfidentialitet och status
Kopplas till rehabärenden och uppföljningar i samma modul

Vanliga frågor

Frågor & svar

Det bestäms per anteckning. Nivåerna är Bara HR, Chef + HR eller alla med tillgång — så att en känslig rehabanteckning inte hanteras på samma sätt som ett beröm efter ett lyckat projekt.

Rehabiliteringssamtal, omtankessamtal vid upprepad korttidsfrånvaro, uppföljning och 1:1-samtal samt beröm för goda insatser.

Ett samtal som hålls när en medarbetare inte verkar må så bra på jobbet, vid upprepad korttidsfrånvaro eller löpande som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Uppgifter som rör hälsa kräver särskild försiktighet enligt GDPR. Behörighetsnivåerna finns just för att dokumentationen ska kunna hållas begränsad till dem som behöver den för sitt arbete.

Personalanteckningar ingår i hälsoportalen och kan nyttjas när ni använder plattformen.