Höjd mertidsersättning i handeln kan göra korttidssjukfrånvaron dyrare

Sedan 1 april 2026 får deltidsanställda i handeln mertidsersättning motsvarande övertidsersättningen när de arbetar mer än sin sysselsättningsgrad. Det kom Svensk Handel och Handelsanställdas förbund överens om i avtalsrörelsen 2025.

I butiker med många deltidsanställda märks det tydligast när någon blir sjuk. Den här artikeln handlar inte om att betala deltidsanställda mindre – ersättningen är en rättighet. Den handlar om arbetsgivarens och chefens möjligheter att planera bättre. När chefen tidigt vet hur länge en frånvaro varar blir det enklare för alla: för chefen, för den som är sjuk och för kollegan som täcker upp.

Det här gäller

För mertidsarbete – arbete utöver sysselsättningsgraden i anställningsavtalet – får den deltidsanställda, utöver sin timlön, mertidsersättning motsvarande övertidsersättningen för heltidsanställda:

• 35 procent för de två första timmarna per dag före och efter ordinarie arbetstid
• 70 procent för övrig mertid på vardagar och efter klockan 20.00 måndag–fredag
• 70 procent på en dag som annars hade varit fridag måndag–fredag
• 100 procent efter klockan 12.00 på lördag och på jul-, nyårs- och midsommarafton
• 100 procent på söndag och helgdag, och på fridag som infaller på lördag, jul-, nyårs- eller midsommarafton

Ger mertiden också rätt till ob-ersättning får medarbetaren den högsta av de två. Mertid uppstår inte när medarbetare byter pass på eget initiativ, och den kan inte beordras – arbetet ska vara överenskommet eller godkänt i efterhand. Den som saknar mertidsersättning på lönen ska anmäla det till arbetsgivaren inom två månader.

Mertidsersättning från dag tre

När en kollega täcker upp för någon som är sjuk ger de två första frånvarodagarna ingen mertidsersättning. Från dag tre gör de det.

Vissa chefer väljer att tolka regeln så att ett nytt avtal för varje pass, till exempel ett vikariat, gör att timmarna inte räknas som mertid. I värsta fall blir det ett nytt avtal för varje dag – en administrativ börda för både chefen och den deltidsanställda.

Ska chefen ändå skriva ett nytt avtal med en deltidsanställd är alternativet ett vikariat för hela frånvaron. Det blir ett avtal i stället för ett per dag, och kollegan får ett schema att planera efter i stället för besked ett pass i taget. Men det förutsätter att chefen tidigt får veta hur länge frånvaron väntas vara – och att sjukanmälan faktiskt når fram.

Sjukanmälan via sms – vanligt, men sårbart

I många butiker sjukanmäler sig medarbetarna genom att sms:a chefen samma morgon. Det är vanligt, men sårbart på tre sätt:

• Allt hänger på chefens telefon. Är chefen ledig, själv sjuk eller missar meddelandet når anmälan ingen, och planeringen kan inte börja.
• Hälsouppgifter hamnar på fel ställe. Sms:et innehåller ofta vad man är sjuk i. Uppgifter om hälsa är känsliga personuppgifter som arbetsgivaren inte behöver, och de ska inte ligga i en privat telefon.
• Mönster syns inte. Sms försvinner i flödet, och det blir svårt att se när en medarbetare har upprepad korttidssjukfrånvaro och kan behöva stöd.

En sjukanmälan behöver bara två uppgifter: att medarbetaren är borta och ungefär hur länge – aldrig varför. En grov uppskattning räcker för att planera. Det ska vara tydligt att den går att ändra, så att ingen känner sig pressad att komma tillbaka för tidigt.

Ett realistiskt räkneexempel: en sjukvecka i butiken

En deltidsanställd blir sjuk en måndag och är borta hela veckan. Hennes pass, 13.00–19.00 måndag till fredag, täcks av en deltidsanställd kollega som är ledig de dagarna och har avtalets lägsta timlön med tre års branschvana: 175,64 kronor.

Scenario 1: sjukanmälan via sms

• Måndag och tisdag morgon kommer ett sms: ”Är sjuk idag.” Chefen ringer runt och hittar en kollega som kan ta passet. De två första dagarna ger ingen mertidsersättning.
• Onsdag till fredag fortsätter samma sak. Ingen vet hur länge frånvaron varar, så kollegan får besked ett pass i taget – ibland samma morgon.
• Skrivs inget avtal blir passen mertidsarbete på kollegans fridagar: 6 timmar × 175,64 kronor × 70 procent ≈ 738 kronor per dag, cirka 2 213 kronor för de tre dagarna. Skrivs ett nytt avtal varje dag blir det i stället tre avtal för kollegan och fem morgnar med rundringning för chefen, ungefär en halvtimme varje gång.
• Frånvaron finns dokumenterad i fem sms i chefens telefon.

Scenario 2: sjukanmälan i Hälsoportalen

• Måndag morgon anmäler medarbetaren sig sjuk i Hälsoportalen med beräknad återkomst nästa måndag – utan att uppge orsak.
• Chefen ser direkt att det gäller hela veckan. Ett samtal och ett vikariat för måndag till fredag, och kollegan vet redan på måndagen vilka pass som gäller.
• Anmälan, datum och återanmälan finns samlade i portalen.
• Det var medarbetarens sjätte sjuktillfälle på tolv månader, och portalen påminner chefen om ett omtankessamtal.

Skillnaden

Kollegan får lön för varje timme i båda scenarierna. Skillnaden ligger i allt runt omkring. I det första får kollegan besked ett pass i taget, och chefen lägger morgnarna på att ringa runt och skriva avtal – eller betalar drygt 2 200 kronor mer för att det inte hann bli gjort. I det andra vet alla redan på måndagen hur veckan ser ut.

På detta tillkommer chefens tid för att hantera sjukfrånvaron, som är lätt att underskatta. Anta att varje sjuk medarbetare tar en halvtimme per dag att hantera – läsa sms, ringa runt, skriva avtal och föra in ändringen i schemat. Har butiken i genomsnitt en sjuk medarbetare om dagen och öppet 360 dagar om året blir det 180 timmar på ett år, mer än en månads heltidsarbete bara för att fylla luckor. Med två sjuka om dagen blir det dubbelt så mycket.

Tryggare för den ordinarie personalen

Bättre planering ger förutsättningar, inte sämre villkor. Chefen får tid över till annat än rundringning. Den som täcker upp får mindre administration och pass som går att förutse. Och den som är sjuk kan vara sjuk, utan att behöva höra av sig varje morgon.

Samma överblick gör det möjligt att arbeta förebyggande. I handeln, med kvälls- och helgarbete, tunga lyft och stående arbete, är ett omtankessamtal vid upprepad korttidsfrånvaro ofta första steget mot att ändra det som går att ändra – arbetsbelastning, schema eller arbetsmiljö. Det stärker den ordinarie personalens trygghet, delaktighet och välmående.

Ökad trivsel, trygghet och frisknärvaro syns inte i ett räkneexempel, men det dolda värdet märks i det långsiktiga resultatet. Och den billigaste frånvaron är fortfarande den som aldrig uppstår.

Så hjälper Hälsoportalen

• Sjukanmälan och VAB med beräknad återkomst – utan orsak eller diagnos.
• Överblick för chefen över vem i gruppen som är borta och sedan när – aldrig varför.
• Påminnelser om omtankessamtal vid upprepad korttidsfrånvaro, och stöd i rehabilitering.

Vill du veta hur det kan se ut för era butiker? Boka en demo av Hälsoportalen.